Чек-лист для ИП: что автоматизировать в первую очередь, если нет бухгалтера

Марина Попова 258

Простые шаги малого бизнеса.

Фото: Mikhail Nilov/Pexels

На 1 января текущего года, по данным бюро национальной статистики РК, количество зарегистрированных субъектов индивидуального предпринимательства составило 1,8 млн, в том числе 1,7 млн – действующих субъектов, передает inbusiness.kz.

Помимо собственной занятости, ИП обеспечивают работой более 1,8 млн человек, а это почти каждый пятый трудоспособный казахстанец. И этот вклад сложно переоценить: малый бизнес – это не только источник дохода для миллионов семей, но и важный элемент в экономике страны. По мере того как роль ИП в экономике растет, увеличивается и внимание к ним со стороны государства. В прошлом году в Казахстане заработала автоматизированная система управления рисками — она назначает налоговые проверки без участия человека. В таких условиях даже незначительная ошибка в отчетности или просрочка может повлечь за собой серьезные последствия.

Как не допустить срыва сроков, избежать ошибок в учете и при этом "не сгореть" на рутине, редакции inbusiness.kz рассказал проектный менеджер казахстанской финтех-компании «Бухта» Абилкасым Абильденов.

Абилкасым Абильденов

С чего начать автоматизацию, если вы ИП

Автоматизировать учет и операционные процессы стоит не тогда, когда «все стало сложно», а с начала предпринимательской деятельности. Это позволит сохранить финансовый контроль над бизнесом, сберечь время, минимизировать риски и быстрее масштабироваться.

Пять базовых шагов, с которых стоит начать

Онлайн-ККМ – с первой продажи

Первое, что нужно сделать, — купить онлайн-кассу (ККМ). Это позволит фиксировать выручку с первой же продажи, автоматически отправлять фискальные чеки и корректно отражать доходы перед налоговой. Сегодня на рынке Казахстана доступно множество онлайн-касс – от простых и бесплатных решений до более функциональных с дополнительными сервисами. Средняя цена – около 3 тыс. тенге в месяц. Выбор зависит от специфики бизнеса, но запускаться без кассы — рискованно и неаккуратно.

Отдельный счет для ИП – не на личную карту

Частая ошибка начинающих предпринимателей — использование личной банковской карты для расчетов по ИП. Это опасно по двум причинам:

1) Налоговая может посчитать все поступления доходом физлица и обложить их 10% ИПН, включая переводы от друзей и родственников.

2) Вы теряете контроль над финансами: сложно понять, кто из клиентов оплатил, кто нет, сколько осталось на налоги и сколько — «чистая» прибыль.

Открыть расчетный счет на ИП – это бесплатно или стоит символических денег. Многие банки сразу предоставляют мобильное приложение для управления этим счетом.

Интернет-банкинг — автоматизация операций

Современные банковские приложения для ИП умеют больше, чем просто показывать остаток на счете. Через них можно:

проводить платежи;
настроить автоматические списания контрагентам;
платить налоги и взносы;
получать уведомления о движениях по счету;
формировать налоговую отчетность на основе данных по доходам и расходам.

Это снижает вероятность ошибок и экономит часы работы.

Сервисы электронного документооборота — без этого никак

Для корректной работы с контрагентами важно не только оказывать услуги или продавать товары и получать оплату, но и своевременно оформлять необходимые документы — счет, акт, договор, накладную и другие.

Сегодня в этом значительно помогают системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволяют подписывать документы в электронном виде — с компьютера или даже со смартфона. Такие подписи юридически значимы, а сами сервисы помогают избежать ошибок в оформлении и сокращают время на подписание — с нескольких часов или даже дней до считанных минут.

Кроме коммерческих решений, предпринимателям обязательно потребуется использовать и государственный сервис — информационную систему электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ).

Системы учета и первичных документов

Даже если вы не ведете полноценный бухгалтерский учет, вам нужны инструменты для:

формирования актов, счетов, накладных;
учета продаж и оплат;
анализа доходов и расходов.

Сервисы учета бывают разные — от простых табличных решений до онлайн-бухгалтерии с функцией расчета налогов. Главное — выбрать то, что вам удобно и понятно.

Итог

Если вы предприниматель, который работает без бухгалтера, автоматизация – это не роскошь, а необходимость. Пять простых шагов помогут минимизировать риски, упростить рутину и обеспечить устойчивость бизнеса. Это не потребует больших затрат, но сэкономит вам массу времени, денег и нервов. А значит, даст возможность сосредоточиться на главном — стратегическом развитии вашего дела.

Читайте по теме:

ИП в Казахстане стало еще больше